Uw gekozen zorgsoort:

Declareren

Kennisbank Paramedische zorg

De meest besproken onderwerpen hebben we op een rij gezet, verdeeld in categorieën.
  • Hoe kan ik declareren?
    U kunt uw zorgkosten rechtstreeks bij ons declareren via het Elektronisch Declaratieportaal van VECOZO – ook als u geen overeenkomst met ons heeft. Wij accepteren geen handmatige declaraties van zorgaanbieders.

    Voor het elektronisch declareren maakt u gebruik van de PM304/PM305 standaard.

    Declareren via VECOZO

    Om via VECOZO te declareren, gebruikt u een softwareprogramma. U vindt de juiste prestatiecodes in de prestatiecodelijsten (012) van Vektis. Declareert u liever niet zelf? Dan bent u vrij om dit uit te besteden aan een factoringmaatschappij of clearinghouse.

    Voor een spoedige afhandeling is het slim zo snel mogelijk te declareren. De uiterste termijn is twaalf maanden na de behandeling. Op de website van VECOZO staan een gedetailleerde declaratiehandleiding en veelgestelde vragen.


    Bekijk de declaratiehandleiding op Vecozo.nl

    Meer over de PM304/PM305 standaard op Vektis.nl

    Naar de veelgestelde vragen over het declaratiesysteem op Vecozo.nl

    Contact opnemen met VECOZO

  • De 6 kenmerken waaraan een declaratie moet voldoen.

    Een declaratie moet onder meer aan deze 6 kenmerken voldoen. Zorginkoper Joost Otte neemt ze met je door.

     

    1. Check of je patiënt bij een van de merken van VGZ is verzekerd.
    2. Zorg dat je aangemeld bent bij VECOZO en gebruik maakt van de prestatiecodelijst op Vektis.nl 
    3. Het tarief dat je declareert moet overeenkomen met het tarief dat vergoed wordt. 
    4. Bespreek met je patiënt wat er vergoed wordt uit de verzekering. 
    5. Declareer op de AGB-code van je praktijk. Dit is een ander nummer dan je persoonlijke AGB-code.
    6. Wordt de behandeling direct vergoed, dan is het mogelijk de declaratie zo in te dienen. Het kan zijn dat er een machtiging nodig is. Voor welke indicaties een machtiging nodig is en hoe u een machtiging aanvraagt leest u in de Kennisbank op de pagina 'machtigingen'.
  • Hoe worden de eerste 20 behandelingen bij een chronische indicatie gedeclareerd?

     

    De eerste 20 declaraties, vallende onder het ‘Bijlage 1 van het Besluit zorgverzekering’, declareert u bij ons via VECOZO op Code Soort Indicatie (CSI) 008. De ingediende declaraties waarvoor geen dekking is wijzen wij af, maar registreren wij wel, zodat vanaf de 21e behandeling op CSI 001 de behandelingen vergoed worden ten laste van de basisverzekering. Belangrijk is dat u de declaraties en daarnaast de declaratieregels in chronologische volgorde op behandeldatum declareert.

  • Uitleg indicatiecodes (CSI) voor verzekerden tot de leeftijd van 18 jaar. 

    Bijlage 1 van het Besluit Zorgverzekering / chronisch:

    • 001: alle behandelingen die onder de machtiging vallen. In tegenstelling tot volwassenen hoeven kinderen de eerste 20 behandelingen niet zelf te betalen.

    Niet Bijlage 1 van het Besluit Zorgverzekering / niet-chronisch:

    • 003: de eerste 18 behandelingen fysiotherapie uit de basisverzekering
    • 004: de eerste 9 behandelingen kinderfysiotherapie uit de basisverzekering
    • 005: behandeling 10 t/m 18 kinderfysiotherapie uit de basisverzekering
    • 006: de eerste 9 behandelingen oefentherapie uit de basisverzekering
    • 007: behandeling 10 t/m 18 oefentherapie uit de basisverzekering
    • 009: behandeling 19 en verder die wij uit een eventuele aanvullende verzekering vergoeden

    Voor verzekerden onder de 18 jaar vergoeden wij 18 behandelingen oefen- of fysiotherapie uit de basisverzekering. Hiervoor tellen we alle behandelingen met CSI 003, 004, 005, 006 en 007 bij elkaar op.

  • Uitleg indicatiecodes (CSI) voor verzekerden vanaf de leeftijd van 18 jaar.

    Bijlage 1 van het Besluit Zorgverzekering / chronisch:

    • 008: de eerste 20 behandelingen bij een chronische indicatie. Vergoeding vanuit uit een eventuele aanvullende verzekering, verzekerden zonder aanvullende verzekering betalen de kosten zelf.
    • 001: vanaf de 21ste behandeling volgend op code 008, vergoeding uit de basisverzekering.

    Niet Bijlage 1 van het Besluit Zorgverzekering / niet-chronisch:

    • 009: niet-chronische behandelingen. We vergoeden deze behandelingen uit een eventuele aanvullende verzekering. Verzekerden zonder aanvullende verzekering betalen de kosten zelf.
    • 010: éénmalig eerste negen behandelingen bij bekkenfysiotherapie bij urine incontinentie.
    • 011: de eerste 37 behandelingen voor Claudicatio Intermittens stadium Fontaine 2, vergoeding uit de basisverzekering per 12 maanden.
    • 012: de eerste 12 behandelingen bij Artrose heup/knie, vergoeding uit de basisverzekering per 12 maanden. 

    Wanneer de behandeling voor een indicatie voor vergoeding uit de basisverzekering in aanmerking komt, dan dient deze behandeling altijd ten laste van de basisverzekering te worden gedeclareerd. Dit is het gevolg van landelijke regelgeving. In deze gevallen kunt u de behandelingen dus niet declareren ten laste van de aanvullende verzekering. Na gebruik van de vergoeding uit de basisverzekering kunnen eventuele aanvullende behandelingen ten laste komen van de aanvullende verzekering. 

  • Hoe stel ik een diagnosecode samen?
    Voor het bepalen van een diagnosecode verwijzen we u naar de lijst met diagnosecodes hieronder, Diagnose Coderings Systeem Paramedische Hulp (DCSPH). Mocht de aandoening van de patiënt niet passen in deze diagnosecodelijst dan kunnen wij geen diagnosecode toewijzen. Daar zijn geen uitzonderingen op. Op basis van uw professioneel handelen, verzoeken wij u zelf de diagnosecode te bepalen.

    Diagnosecoderingssysteem.
  • Declaraties voor Artrose aan de heup en/of kniegewrichten.

    Patiënten met artrose aan de heup- en/of kniegewrichten krijgen vanaf 1 januari 2018 twaalf behandelingen fysio- en oefentherapie vergoed vanuit de basisverzekering per 12 maanden. Dit is ongeacht welk gewricht of lichaamszijde. 

    Verzekerden hebben een geldige verwijzing nodig om de behandelingen vergoed te krijgen. De verwijzing dient in het dossier bewaard te worden. De behandelingen vallen onder het eigen risico van de verzekerde. Er is geen machtiging nodig voor deze behandelingen. Deze behandelingen dienen gedeclareerd te worden met diagnosecode 7023 en 6223 en CSI 012. De prestatiecodes die u kunt gebruiken i.c.m. CSI 012 zijn:


    Fysiotherapie

    Oefentherapie

    Poliklinisch

    04/1000

    07/2000

    Fysiotherapie

    Oefentherapie

    04/1001

    07/2001

    06/193001

    06/192951

    04/1002

    07/2002

    06/193002

    06/193034

    04/1316

    07/2125

    06/193008

    06/193035

    04/1317

    07/2126

    06/193009

    06/193036

    04/1318

    07/2127

    06/193010

    06/193037

    04/1319

    07/2128

    06/193004

    06/192956

    04/1775

    07/2408

    06/192999

    06/192960

    04/1776

    07/2409

    06/193029

     

    04/1777

    07/2410

    06/193081

     

    04/1870

     

    06/193087

     

    04/1871

     

     

     

    04/1872

     

     

     


    Wanneer er na 12 maanden nog een verdere behandelnoodzaak bestaat, is een nieuwe verwijzing nodig. Indien er bij een verzekerde reeds voor 2018 een behandeltraject gestart is, heeft verzekerde een verwijzing nodig. Deze verwijzing kan aan het bestaande dossier gekoppeld worden of er kan een nieuw dossier geopend worden.


  • Declaraties voor Claudicatio Intermittens stadium Fontaine 2.
    VGZ koopt de zorg voor Claudicatio Intermittens stadium Fontaine 2 selectief in. De voorwaarden selectieve inkoop vindt u in de Kennisbank op de pagina 'Selectieve inkoop'. De eerste 37 behandelingen per 12 maanden (vanaf de datum van de eerste behandeling) worden vergoed vanuit de basisverzekering. 

    Verzekerden hebben een geldige verwijzing nodig om de behandelingen vergoed te krijgen. De verwijzing dient in het dossier bewaard te worden. De behandelingen vallen onder het eigen risico van de verzekerde. Er is geen machtiging nodig voor deze behandelingen. De behandelingen dienen gedeclareerd te worden met diagnosecode 9248 en CSI 011. Mochten er meer behandelingen nodig zijn dan de 37 behandelingen, dan kunt u de behandelingen verder declareren vanuit de eventuele aanvullende verzekering. In dat geval dient u gebruik te maken van CSI 009 vanaf de 38e behandeling.

    De prestatiecodes die u kunt gebruiken in combinatie met CSI 011 zijn:

    prestatiecode vrijgevestigd

    Prestatie poliklinisch

    04/1000

    06/193001

    04/1001

    06/193008

    04/1002

    06/193009

    04/1316

    06/193010

    04/1317

    06/193004

    04/1318

    06/192999

    04/1319

    06/193029

    04/1775

    06/193081

    04/1776

    06/192951

    04/1777

    06/193034

    04/1870

    06/193035

    04/1871

    06/193036

    04/1872

    06/193037

    07/2000

    06/192956

    07/2001

    06/192960

    07/2002

     

    07/2125

     

    07/2126

     

    07/2127

     

    07/2128

     

    07/2408

     

    07/2409

     

    07/2410

     

    Wanneer er na 12 maanden nog verdere behandelnoodzaak bestaat is een nieuwe verwijzing nodig en dienen de behandelingen opnieuw gedeclareerd te worden met gebruik van CSI 011 op code diagnosecode 9248.

  • Declaraties voor Claudicatio Intermittens stadium Fontaine 3.
    Verzekerden hebben een geldige verwijzing en machtiging nodig om de behandelingen vergoed te krijgen. De behandelingen dienen gedeclareerd te worden met diagnosecode 9248. Voor declaraties voor de eerste 20 behandelingen fysiotherapie of oefentherapie dient u gebruik te maken van CSI 008. Vanaf de 21e behandeling dient u gebruik te maken van CSI 001.

    Verzekerden met Claudicatio Intermittens stadium Fontaine 3 krijgen de behandelingen fysiotherapie of oefentherapie vergoed uit de basisverzekering vanaf de 21e behandeling. Verzekerden dienen de eerste 20 behandelingen zelf te betalen tenzij ze voor een (gedeeltelijke) vergoeding vanuit hun aanvullende verzekering in aanmerking komen. 
  • Declaraties voor de ziekte van Parkinson.
    VGZ koopt de zorg voor de ziekte van Parkinson selectief in. De voorwaarden selectieve inkoop vindt u in de Kennisbank op de pagina 'Selectieve inkoop'. 

    Er is geen machtiging nodig voor deze behandelingen. Verzekerden hebben een geldige verwijzing nodig. De behandelingen dienen gedeclareerd te worden met diagnosecode 9374. Voor declaraties voor de eerste 20 behandelingen fysiotherapie of oefentherapie dient u gebruik te maken van CSI 008. Vanaf de 21e behandeling dient u gebruik te maken van CSI 001.

    Verzekerden met de ziekte van Parkinson krijgen de behandelingen fysiotherapie of oefentherapie vergoed uit de basisverzekering vanaf de 21e behandeling. Verzekerden dienen de eerste 20 behandelingen zelf te betalen tenzij ze voor een (gedeeltelijke) vergoeding vanuit hun aanvullende verzekering in aanmerking komen. 
  • Declaraties voor oedeem.

    VGZ koopt de zorg voor oedeem selectief in. De voorwaarden selectieve inkoop vindt u in de Kennisbank op de pagina 'Selectieve inkoop'. 

    Verzekerden hebben een geldige verwijzing en machtiging nodig om de behandelingen vergoed te krijgen. Behandelingen oedeemtherapie dienen gedeclareerd te worden met diagnosecode XX46. Voor declaraties bij verzekerden vanaf 18 jaar voor de eerste 20 behandelingen fysiotherapie of huidtherapie dient u gebruik te maken van CSI 008. Vanaf de 21e behandeling dient u gebruik te maken van CSI 001. Voor verzekerden tot 18 jaar dient u voor alle behandelingen gebruik te maken van CSI 001.

    De prestatiecodes die u kunt gebruiken in combinatie met diagnosecode XX46 zijn:

    Fysiotherapie  Huidtherapie 
     04/1000  04/1501   90/7002
     04/1001  04/1502   90/7305
     04/1002  04/1775  90/7306
     04/1316  04/1776   90/7100
     04/1317  04/1777   90/7101
     04/1318  04/1850  90/7102
     04/1319  04/1864  90/7105
     04/1400  04/1870  90/1708
     04/1401  04/1871  90/7112
     04/1402  04/1782   
     04/1500     

    De prestatiecodes voor een zitting oedeemtherapie (04/1500, 04/1501 en 04/1502) kunt u alleen declareren in combinatie met diagnosecode XX46.

    Verzekerden ouder dan 18 jaar met oedeem krijgen de behandelingen door oedeemfysiotherapeuten en oedeemhuidtherapeuten vergoed uit de basisverzekering vanaf de 21e behandeling. Verzekerden dienen de eerste twintig behandelingen zelf te betalen tenzij ze voor een (gedeeltelijke) vergoeding vanuit hun aanvullende verzekering in aanmerking komen. Verzekerden jonger dan 18 jaar krijgen alle behandelingen vergoed uit de basisverzekering.

  • Declaraties manuele fysiotherapie.
    VGZ vergoedt maximaal 9 behandelingen manuele fysiotherapie per indicatie per jaar. Raadpleeg de verzekeringsvoorwaarden van de verzekerden. VGZ heeft bij het vaststellen van de te declareren behandelingen en toe te passen diagnosecodes gebruik gemaakt van de domeinbeschrijving opgesteld door de NVMT. 

    De volgende diagnosecodes komen niet voor vergoeding in aanmerking op basis van een declaratie manuele fysiotherapie:
    • XX40 t/m XX48; hoofdgroep hart-, vaat- en lymfeaandoeningen inclusief cardiochirurgie
    • XX50 t/m XX55; hoofdgroep longaandoeningen
    • XX60 t/m XX69; hoofdgroep overige interne aandoeningen, nieuwvormingen (niet chirurgie)
    • XX80 t/m XX89; hoofdgroep symptomatologie, psychosomatiek, urologie, gynaecologie
    • XX90 t/m XX99; hoofdgroep reumatische aandoeningen
    • XX71, XX72, XX73, XX74, XX76, XX77, XX78 en XX79; hoofdgroep neurologische aandoeningen, met uitzondering van perifere neurologische aandoeningen en het (pseudo) radiculair syndroom.
  • Declaraties bekkenfysiotherapie i.v.m. urine incontinentie.
    VGZ vergoedt eenmalig maximaal 9 behandelingen bekkenfysiotherapie bij urine incontinentie vanuit de basisverzekering. 

    Verzekerden hebben een geldige verwijzing nodig om de behandelingen vergoed te krijgen. De verwijzing dient in het dossier bewaard te worden. De behandelingen vallen onder het eigen risico van de verzekerde. Er is geen machtiging nodig voor deze behandelingen. Deze behandelingen dienen gedeclareerd te worden met diagnosecode 6486 en CSI 010.

    Mochten er meer behandelingen nodig zijn dan de 9 behandelingen uit de basisverzekering, dan kunt u de behandelingen verder declareren vanuit een eventuele aanvullende verzekering. In dat geval dient u gebruik te maken van CSI 009 vanaf de 10e behandeling.
  • Declaraties van een lange zitting.
    Sommige combinaties van een diagnosecode en de prestatiecode lange zitting kunnen niet samen gedeclareerd worden. VGZ volgt hierin de geldende prestatiebeschrijvingbeschikking fysiotherapie van de NZa. 

    De prestatiecodes voor een lange zitting zijn: 
    • voor fysiotherapie: 1700, 1701 en 1701
    • voor oefentherapie: 2800, 2801 en 2802.

    De diagnosecodes die u kunt gebruiken in combinatie met bovenstaande prestatiecodes zijn:


    2551

    3578

    9378

    3076

    9072

    9473

    3176

    9273

    9476

    3276

    9278

    9370 

    3376

    9296

    9478 

    3378

    9372

    xx71

    3476

    9373

    xx72

    3478

    9374

    xx73

    3576

    9376


     

     

    Zoals beschreven in de prestatiebeschrijvingbeschikking fysiotherapie en oefentherapie van de NZa kan de lange zitting bij patiënten met de ziekte van Parkinson gedeclareerd worden vanaf 5 jaar na diagnosestelling.

  • Declaraties valpreventie.

    Verzekerden krijgen vanuit de aanvullende verzekering mogelijk een eenmalige bijdrage voor een training valpreventie. In de Kennisbank Paramedische zorg is opgenomen welke trainingen in aanmerking komen voor vergoeding en hoe u als aanbieder van valpreventie bij VGZ geregistreerd kunt worden. 

    Na afloop van de cursus dient de verzekerde zelf een bewijs van deelname en de nota te sturen. De volgende gegevens dienen op de nota te staan: 

    • NAW-gegevens en AGB-code van de zorgverlener en praktijk
    • NAW-gegevens verzekerde
    • Naam van de cursus
    • Cursusdata
    • (Totaal)bedrag van de cursus

    Zorgt u ervoor dat alle gegevens overeenkomen met uw gegevens in Vektis, anders kan de nota worden afgewezen

  • Hoe kan ik een declaratie crediteren?
    Als u een declaratie wilt intrekken of wijzigen, kunt u een creditregel aanleveren. Wij hanteren hiervoor de paramedische EI-standaard van Vektis, pm304.
     
    Een creditregel is gelijk aan de debetregel. Een uitzondering hierop is het bedrag. Als u de volledige declaratie wilt crediteren, vult u in de creditregel het bedrag in dat wij uitbetaald hebben. Als u € 30,00 heeft gedeclareerd en wij € 28,00 hebben vergoed, vult u een bedrag van € 28,00 in op de creditregel. U hoeft een foutieve declaratie alleen te crediteren als wij de declaratie (deels) vergoed hebben. Een afgewezen declaratie kunt u niet crediteren.
     
    Een creditnota maakt u aan in uw declaratieprogramma. Deze programma’s hebben naast de optie debet ook een optie credit. Kunt u die optie niet vinden? Neem dan contact op met uw softwareleverancier. Uw creditnota dient u op dezelfde manier in als de declaratie, met dezelfde gegevens. Let op dat u het vergoede/uitbetaalde bedrag crediteert en niet het ingediende bedrag. Door de creditoptie te selecteren, wordt het bedrag negatief. U ontvangt vervolgens van ons een creditrekening voor het gecrediteerde bedrag. Wij verrekenen dit bedrag met de eerstvolgende declaratie die klaar staat voor betaling.
     
    Levert u de creditregels binnen een debet declaratie aan, waarbij het debet bedrag hoger is dan het creditbedrag, dan zal de creditering normaal gesproken binnen dezelfde declaratie plaatsvinden.


    Lees meer informatie in het document 'Standaardbeschrijving' van Vektis

  • Zo stelt u een restitutienota op.

    U kunt alleen een restitutienota uitschrijven wanneer u geen overeenkomst met VGZ heeft of de verzekerde een restitutiepolis heeft en hier om verzoekt. Om de nota in behandeling te kunnen nemen, moet uw nota onder meer de volgende gegevens bevatten:

    Uw NAW-gegevens en die van uw praktijk (let op: de naam van uw praktijk moet op de nota hetzelfde zijn als in Vektis). Zorg ervoor dat alle gegevens overeenkomen met uw gegevens in Vektis, anders kan de nota worden afgewezen.

    • Uw factuurnummer 
    • Uw persoonlijke en praktijk AGB-code 
    • De NAW-gegevens van de verzekerde
    • Het klantnummer en/of BSN-nummer en de geboortedatum van de verzekerde 
    • Alle data van de behandelingen 
    • Diagnosecode
    • CSI code (indien van toepassing)
    • Prestatiecode 
    • Een korte omschrijving van de behandeling. Bijvoorbeeld ‘behandeling manuele therapie’, alleen ‘behandeling’ is niet voldoende
    • Bedrag per behandeling 
    • Totaalbedrag
  • Neemt VGZ debiteuren- en incassorisico over?

    VGZ is gestopt met het overnemen van het debiteuren- en incassorisico, om de kosten voor onze verzekerden zo laag mogelijk te houden en processen over meerdere zorgsoorten te harmoniseren. Zo creëren we een uniform, efficiënt en transparant declaratieproces.

    Indien er sprake is van geen of onvoldoende dekking in de aanvullende verzekering, moeten de kosten direct bij de verzekerde in rekening worden gebracht. Behandelingen die onder het eigen risico vallen blijven wij wel verrekenen in het declaratieproces met onze verzekerden. 

  • Declaraties van volmachten.
    De administratie van volmachten kunnen wij niet inzien. Wanneer u vragen heeft over een bij de volmacht ingediende declaratie, neem dan contact op met de volmacht. Aevitae kunt u bereiken via 045 - 573 96 00.