Uw gekozen zorgsoort:

Declareren

Juist aangeleverde declaraties zorgen voor een snellere uitbetaling en afhandeling van ingediende nota's. Daarom vinden we het belangrijk om u goed te helpen. Op deze pagina vindt u daarom alle benodigde informatie over correct declareren.

Declaratie afgewezen? Vind direct de afwijsreden!

Start met declareren

U levert uw declaraties gemakkelijk en snel bij ons aan via het Elektronische Declaratieportaal van Vecozo. Voor het declareren van uw zorgprestaties maakt u gebruik van de GZ321/GZ322 standaard van Vektis. Als u wilt declareren, dient u gebruik te maken van voorgeschreven codes voor uw geleverde zorgprestaties. Dit zijn de zogeheten prestatiecodes. Voor het juist indienen van uw declaraties verwijzen wij u graag naar de prestatiecodelijst van VektisVoor vragen over het declareren van uw zorgprestaties in Vecozo, verwijzen wij u graag door naar de veelgestelde vragen over declareren in Vecozo

 

Lijst merken en UZOVI-codes

Wij verzorgen de declaraties voor verschillende merken. In de lijst van merken en UZOVI-codes vindt u alle merken inclusief UZOVI-codes. 

 

Declareren met een privacyverklaring

Wilt uw patiënt declareren zonder dat de declaratie direct of indirect herleidbare informatie bevat? Dan vragen wij u vriendelijk om een volledig ingevulde en ondertekende privacyverklaring bij ons aan te leveren. Bekijk een voorbeeld van een privacyverklaring (NZa). U kunt de ondertekende privacyverklaring veilig en snel bij ons aanleveren door gebruik te maken van het formulier 'Privacyverklaring aanleveren'.

Machtigingen

Voor sommige behandelingen in de specialistische geestelijke gezondheidszorg (SGGZ) is vooraf toestemming van ons nodig. Pas dan krijgt uw patiënt, onze verzekerde de zorgkosten vergoed. Om deze toestemming te verkrijgen, is een machtigingsaanvraag noodzakelijk.

  • In welke situaties dien ik bij VGZ een machtigingsaanvraag in?

    Een machtiging is noodzakelijk bij:

    • Specialistische behandelingen in het buitenland 
      Voor het aanvragen een machtiging stuurt u een e-mail naar machtigingenbtl@vgz.nl. In deze e-mail ontvangen wij minimaal de volledige gegevens van uw patiënt, een behandelplan en een offerte. 

    • Specialistische behandelingen met verblijf 
      Heeft u geen contract met ons, maar wilt u - in overleg met uw patiënt - gespecialiseerde geestelijke gezondheidszorg bij een klinisch verblijf leveren en declareren? Dan vragen wij u vriendelijk het formulier 'Machtiging gespecialiseerde GGZ met verblijf' in te vullen.

    • Langdurige GGZ (bij een voortgezet verblijf)
      Voor het leveren en declareren van langdurige geestelijke gezondheidszorg (bij een voortgezet verblijf van 366 t/m 1095 dagen) is er - volgens de zorgverzekeringswet - een machtiging nodig. Zodoende vragen wij u vriendelijk het formulier 'Machtiging langdurige GGZ voortgezet verblijf' in te vullen. 

  • Ik heb geen overeenkomst met VGZ. Is er dan een machtiging nodig bij een klinisch verblijf SGGZ?

    Ja, indien u geen overeenkomst met ons heeft, is een machtiging noodzakelijk bij een klinisch verblijf tot en met 365 dagen (specialistische behandelingen).

    U kunt een machtigingsaanvraag indienen door de volgende stappen te doorlopen:

    1. Download het formulier 'Toestemming gespecialiseerde GGZ met verblijf' en vul - samen met uw patiënt - alle velden in
    2. Nadat u en uw patiënt het formulier volledig hebt ingevuld, slaat u het document op
    3. Vervolgens levert u eenvoudig en snel de machtigingsaanvraag bij ons aan door gebruik te maken van het formulier 'Machtiging gespecialiseerde GGZ met verblijf'

     

  • Ik heb een overeenkomst met VGZ voor specialistische GGZ. Is er voorafgaand een machtiging vereist bij een voortgezet verblijf van 366 tot en met 1095 dagen (langdurige GGZ)?

    Ja, voor een voorgezet verblijf van 366 tot en met 1095 dagen - ten laste van de zorgverzekeringswet - is een machtiging vereist.

    U kunt een machtigingsaanvraag voor het voorgezet verblijf (tweede jaar) en/of een verlengd voortgezet verblijf (derde jaar) indienen door de volgende stappen te doorlopen: 

    1. Download de Checklist LGGZ (document van Zorgverzekeraars Nederland) en vul alle velden in
    2. Nadat u de checklist volledig hebt ingevuld, slaat u het document voor eigen administratie op
    3. Vervolgens levert u eenvoudig en snel de machtigingsaanvraag bij ons aan door gebruik te maken van het formulier 'Machtiging langdurige GGZ voortgezet verblijf'

     

Wij helpen u graag met correct declareren

In onderstaande video geven wij u uitleg en tips om correct te declareren.

De kenmerken voor correct declareren op een rij:

  • Check of uw cliënt bij een van de merken van coöperatie VGZ is verzekerd
  • Zorg voor een aanmelding bij Vecozo en maak gebruik van de prestatiecodes (Vektis)
  • Het gedeclareerde tarief moet overeenkomen met het tarief dat vergoed wordt
  • Bespreek met de cliënt wat er vergoed wordt uit de (aanvullende) verzekering
  • Declareer op de AGB-code van uw praktijk (anders dan uw persoonlijke AGB-code)
  • Wordt de behandeling direct vergoed? Dan is het mogelijk de declaratie zo in te dienen. 
          Let op: het kan zijn dat er een machtiging nodig is.
  • Voeg indien nodig een privacyverklaring toe

Uw aangeleverde declaraties dienen altijd te voldoen aan de geldende wet- en regelgeving van de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa).

Waarom is mijn declaratie afgewezen?

Indien uw declaratie niet juist gespecificeerd of onvolledig is, wijzen wij de declaratie af.  Om u direct te kunnen vertellen waarom wij de declaratie hebben afgewezen, kunt u gebruik maken van de afwijsredenen per code. Is het u niet duidelijk of staat de oplossing er niet bij? Dan kunt u de complete lijst van retourcodes raadplegen (Vektis).

Vind direct de afwijsreden per code
Raadpleeg de afwijsredenen per code met tips voor de oplossing

Betalingstermijn en voorwaarden

Wij betalen uw declaratie binnen 30 dagen. Wij houden de ontvangstdatum van uw declaratie aan als eerste dag (let op: deze datum kan dus verschillen van de datum waarop u de declaratie bij ons heeft aangeleverd).

 

Al onze betalingen zijn voorlopig. Dit houdt in dat wij betaalde bedragen terug kunnen vorderen naar aanleiding van controles. Voordat wij vergoedingen terugvorderen, sturen we u een schriftelijke toelichting. U kunt een terugvordering zelf aan ons overmaken, of we kunnen het verrekenen met een andere declaratie.

Ingediende declaraties crediteren

Als u uw declaratie wilt crediteren, bijvoorbeeld wanneer er iets verkeerd is gegaan, dan kan dat door gebruik te maken van de GZ321 standaard van Vektis. Dan kunt het door ons uitbetaalde bedrag crediteren. Indien nodig kunt u uw declaratie dan alsnog op de juiste manier indienen.

Hoe maakt u een credit nota aan? 

Een creditnota maakt u aan in uw declaratieprogramma. Meer hierover leest u op vecozo.nl

Declareren niet-gecontracteerde zorg

Heeft u niet-gecontracteerde zorg geleverd? 

  • U geeft uw patiënt (onze verzekerde) de (restitutie-)nota mee
  • Uw patiënt maakt zelf de gemaakte zorgkosten aan u over
  • Uw patiënt declareert daarna zelf de nota bij ons en wij betaling de vergoeding aan de                          patiënt

Declareert u liever namens uw patiënt? Dan declareert u de nota bij ons met een zogenaamde akte van cessie.

 

Wat moet er op de (restitutie) nota staan?

Om de niet-gecontracteerde zorg op de juiste manier te declareren, is het belangrijk dat u de (restitutie-)nota correct opbouwt. Bekijk een voorbeeld van een restitutienota (Vektis standaard).

Veelgestelde vragen en antwoorden

Heeft u specifieke vragen over declareren? Bekijk hieronder de veelgestelde vragen en antwoorden. 

  • Waarom is mijn declaratie afgewezen of niet volledig uitbetaald?
    Indien uw declaratie niet juist gespecificeerd of onvolledig is, wijzen wij de declaratie af. Om u direct te kunnen vertellen waarom wij de declaratie hebben afgewezen, kunt u gebruik maken van de afwijsredenen per code
  • Ik krijg minder uitbetaald dan wat toegekend is, hoe kan dit?

    Doorgaans heeft dit te maken met het verrekenen van een negatief bedrag, bijvoorbeeld wanneer een declaratie gecrediteerd wordt. Dit kan leiden tot een negatief bedrag dat u nog aan ons verschuldigd bent. In dat geval verrekenen wij dit negatieve bedrag met uw eerstvolgende declaratie. Wilt u hier een specificatie/overzicht van ontvangen? Neemt u dan gerust contact met ons op.  

  • Ik heb geen contract met VGZ, hoe kan ik dan declareren?

    Indien u geen contract met ons heeft, kunt u de zorg als volgt declareren:

    • Uw geeft uw patiënt (onze verzekerde) de (restitutie-)nota mee
    • Uw patiënt maakt zelf de gemaakte zorgkosten aan u over
    • Uw patiënt declareert daarna zelf de nota bij ons en wij betaling de vergoeding aan de patiënt

    Declareert u liever namens uw patiënt? Dan declareert u de nota bij ons met een zogenaamde akte van cessie.

    Wat moet er op de (restitutie) nota staan?
    Om de niet-gecontracteerde zorg op de juiste manier te declareren, is het belangrijk dat u de (restitutie-)nota correct opbouwt. Bekijk een voorbeeld van een restitutienota (Vektis standaard).

  • Ik heb geen contract met VGZ, kan ik wel digitaal declareren?
    Ja, ook zonder contract kunt u bij ons digitaal declareren. U heeft hiervoor wel een declaratie-softwareprogramma en een geldig Vecozo certificaat nodig.
  • Ik heb een algemene vraag over een declaratie, waar kan ik terecht?
    Is uw declaratie afgewezen? Raadpleeg dan de afwijsredenen per code en vind direct de reden van afwijzing en tips voor de oplossing. Heeft u een vraag over declaratieverwerking of correcties? Neem dan contact op met het Zorgaanbiedersloket GGZ, te bereiken via telefoonnummer 040 – 297 5040.