Uw gekozen zorgsoort:

Declareren

Juist aangeleverde declaraties zorgen voor een snellere uitbetaling en afhandeling van ingediende nota's. Daarom vinden we het belangrijk om u goed te helpen. Op deze pagina vindt u daarom alle benodigde informatie over correct declareren.

Declaratie afgewezen? Vind direct de afwijsreden

Start met declareren

U levert uw declaraties gemakkelijk en snel bij ons aan via het Elektronische Declaratieportaal van Vecozo. Voor het declareren van uw zorgprestaties maakt u gebruik van de AP304/305-standaard (versie 8.0) van Vektis. Als u wilt declareren, dient u gebruik te maken van voorgeschreven codes voor uw geleverde zorgprestaties. Dit zijn de zogeheten prestatiecodes. Voor het juist indienen van uw declaraties verwijzen wij u graag naar de prestatiecodelijst van Vektis. Voor vragen over het declareren van uw zorgprestaties in Vecozo, verwijzen wij u graag door naar de veelgestelde vragen over declareren in Vecozo.

 

Lijst merken en UZOVI-codes

Wij verzorgen de declaraties voor verschillende merken. In de lijst van merken en UZOVI-codes vindt u alle merken inclusief UZOVI-codes. 

Machtigingen / artsenverklaring

Voor sommige geneesmiddelen en dieetpreparaten is vooraf toestemming van ons nodig. Pas dan krijgt uw patiĆ«nt, onze verzekerde de zorgkosten vergoed. Om deze toestemming te verkrijgen, is een machtigingsaanvraag noodzakelijk. Voor andere middelen volstaat een apotheekinstructie of artsenverklaring. 

  • In welke situaties dien ik bij VGZ een machtigingsaanvraag in?

    Zowel gecontracteerde als ongecontracteerde zorgaanbieders dienen een machtiging aan te vragen voor: 

    • Epoprostenol
    • Treprostinil
    • Iloprost
    • Anticonceptiva voor verzekerden vanaf 21 jaar met de specifieke aandoening endometriose of menorragie (bij bloedarmoede)
    • In sommige gevallen bij geneesmiddelen besteld uit het buitenland (in geval van leveringsproblemen / zeldzame indicaties)
    • In sommige gevallen bij apotheekbereidingen 

    Binnenkort is het mogelijk om uw machtigingsaanvraag digitaal bij ons aan te leveren. Tot die tijd kunt u de machtiging per post bij ons aanleveren (zie postadres onder).

    VGZ
    T.a.v.: Toestemming
    Postbus 25150
    5600 RS Eindhoven

  • Wanneer moet ik een artsenverklaring aanleveren?

    Voor sommige geneesmiddelen is een artsenverklaring nodig. Op ZNformulieren.nl leest u precies in welke gevallen wij een artsenverklaring nodig hebben. U kunt deze verklaringen ook direct via de website van ZN downloaden.

     

    Heeft u een overeenkomst met ons?
    Zoals benoemd in de overeenkomst, hoeft u dan geen artsenverklaring bij ons aan te leveren. U mag de artsenverklaring dan zelf beoordelen.

     

    Heeft u geen overeenkomst met ons? 
    Dan dient u een artsenverklaring bij ons aan te leveren. U kunt een artsenverklaring eenvoudig en snel bij ons aanleveren door gebruik te maken van het formulier 'Artsenverklaring aanleveren'.

Waarom is mijn declaratie afgewezen?

Indien uw declaratie niet juist gespecificeerd of onvolledig is, wijzen wij de declaratie af. Om u direct te kunnen vertellen waarom wij de declaratie hebben afgewezen, kunt u gebruik maken van de afwijsredenen per code. Is het u niet duidelijk of staat de oplossing er niet bij? Dan kunt u de complete lijst van retourcodes raadplegen (Vektis).

 

Vind direct de afwijsreden per code
Raadpleeg de afwijsredenen per code met tips voor de oplossing

Betalingstermijn en voorwaarden

Als u de maandelijkse declaratie binnen de eerste 4 dagen van de maand indient, zullen wij de declaratie uiterlijk de 20e van die maand betaalbaar stellen. Deze termijn geldt alleen als de declaratie de geautomatiseerde screening goed doorloopt. Is dit niet het geval dan informeren wij u hierover via retourinformatie. Declaraties ingediend na de 4e van enige maand worden betaald binnen 30 dagen. Al onze betalingen zijn voorlopig. Dit houdt in dat wij betaalde bedragen kunnen terugvorderen naar aanleiding van controles. Voordat wij vergoedingen terugvorderen, sturen we u een schriftelijke toelichting. We verrekenen de terugvordering in de regel altijd met een andere declaratie.

Ingediende declaraties crediteren

Als u uw declaratie wilt crediteren, bijvoorbeeld wanneer er iets verkeerd is gegaan, dan kan dat door gebruik te maken van de farmaceutische EI-standaard van Vektis (AP304/305, versie 8.0). Dan kunt het door ons uitbetaalde bedrag crediteren. Indien nodig kunt u uw declaratie dan alsnog op de juiste manier indienen.

 

Hoe maakt u een credit nota aan? 

Een creditnota maakt u aan in uw declaratieprogramma. Meer hierover leest u op vecozo.nl

Declareren niet-gecontracteerde zorg

Heeft u niet-gecontracteerde zorg geleverd? 

  • U geeft uw patiënt (onze verzekerde) de (restitutie-)nota mee
  • Uw patiënt maakt zelf de gemaakte zorgkosten aan u over
  • Uw patiënt declareert daarna zelf de nota bij ons en wij betaling de vergoeding aan de                         patiënt

Declareert u liever namens uw patiënt? Dan declareert u de nota bij ons met een zogenaamde akte van cessie.

 

Wat moet er op de (restitutie) nota staan?

Om de niet-gecontracteerde zorg op de juiste manier te declareren, is het belangrijk dat u de (restitutie-)nota correct opbouwt. Bekijk een voorbeeld van een restitutie nota

Veelgestelde vragen en antwoorden

Heeft u specifieke vragen over declareren? Bekijk hieronder de veelgestelde vragen en antwoorden.

  • Waarom is mijn declaratie afgewezen? 
    Indien uw declaratie niet juist gespecificeerd of onvolledig is, wijzen wij de declaratie af. Om u direct te kunnen vertellen waarom wij de declaratie hebben afgewezen, kunt u gebruik maken van de afwijsredenen per code.
  • Ondanks een positieve COV-check is mijn declaratie afgewezen, hoe kan dat?
    Het kan zijn dat uw patiënt - op het moment van declareren - niet meer verzekerd is. Om een afwijzing van de declaratie te voorkomen, adviseren wij u ook op het moment van declareren een COV-check uit te voeren.  
  • Hoe kan ik ingediende declaraties crediteren?

    Als u uw declaratie wilt crediteren, bijvoorbeeld wanneer er iets verkeerd is gegaan, dan kan dat door gebruik te maken van de farmaceutische EI-standaard van Vektis (AP304/305, versie 8.0). Dan kunt het door ons uitbetaalde bedrag crediteren. Indien nodig kunt u uw declaratie dan alsnog op de juiste manier indienen.


    Hoe maakt u een credit nota aan? 
    Een creditnota maakt u aan in uw declaratieprogramma. Meer hierover leest u op vecozo.nl

    Uw creditnota dient u op dezelfde manier in als de declaratie, met dezelfde gegevens. Door de creditoptie te selecteren, wordt het bedrag negatief. U ontvangt vervolgens van ons een creditrekening voor het gecrediteerde bedrag. Wij verrekenen dit bedrag met de eerstvolgende declaratie die we aan u uitbetalen

  • Hoe moet ik een recept van een buitenlandse arts declareren?
    In veel van deze gevallen, is de AGB-code van de voorschrijver onbekend. Zodoende mag u - voor het declareren van een recept van een buitenlandse arts - het veld 'AGB-code' vullen met: 00000000 (8 nullen). Let op: u dient ook het veld 'Specialisme van de voorschrijver' te vullen met: 0100. Voor meer informatie of een uitgebreide invulinstructie verwijzen wij u graag naar de website van de KNMP.
  • Binnen welke termijn moet ik mijn declaraties aanleveren?
    U heeft na de levering tot 12 maanden de tijd om de zorgkosten bij ons te declareren.