Uw gekozen zorgsoort:

Declareren

Op deze pagina vindt u alle informatie over declareren. Als u een overeenkomst met ons heeft, kunt uw zorgkosten rechtstreeks bij ons declareren via het Elektronisch Declaratieportaal van Vecozo. Is uw declaratie afgewezen? Gebruik dan onze afwijsredentool.

Declareren via Vecozo

Om via Vecozo te declareren, gebruikt u een softwareprogramma, bijvoorbeeld Promeetec. U vindt de juiste prestatiecodes in de prestatiecodelijsten van Vektis. Declareert u liever niet zelf? Dan bent u vrij om dit uit te besteden aan een factoringmaatschappij of clearinghouse. U heeft na de behandeling tot 1 april van het jaar erop de tijd om de behandelkosten bij ons te declareren. Op de website van Vecozo vindt u een gedetailleerde declaratiehandleiding. Voor administratieve declaratievragen, neemt u rechtstreeks contact op met Vecozo via support@vecozo.nl.

Declareren zonder overeenkomst

Heeft u geen overeenkomst met ons, declareer dan op de volgende wijze. 

Geef uw klant een nota mee, waarop de volgende gegevens staan:

  • uw NAW-gegevens en die van uw praktijk (let op: de naam van uw praktijk moet op de nota hetzelfde zijn als in Vektis)
  • uw persoonlijke- en praktijk AGB-code 
  • de NAW-gegevens van de verzekerde 
  • het klantnummer en/of de geboortedatum van de verzekerde
  • datum levering
  • het geleverde hulpmiddel
  • aantal (indien er meerdere gelijke hulpmiddelen geleverd zijn)

Zorg ervoor dat alle gegevens overeenkomen met uw gegevens in Vektis, anders kan uw nota worden afgewezen.  Heeft u meerdere AGB-codes? Gebruik dan de AGB-code die voor deze zorg noodzakelijk is.

Verwerking declaraties

Juist ingediende declaraties verwerken we direct. Foutieve declaraties sturen wij terug. Als u via Vecozo declareert, kunt u uw declaratie ook via Vecozo volgen. U ziet wat de status is, hoeveel u vergoed krijgt en (zo nodig) waarom een declaratie is afgewezen. Ook krijgt u via Vecozo een elektronische afrekenspecificatie.  

Betalingstermijn en voorwaarden

Wij betalen uw declaratie na maximaal 30 dagen. Wij houden de ontvangstdatum van uw declaratie aan als eerste dag – deze kan verschillen van de datum waarop u de declaratie aanleverde. Al onze betalingen zijn voorlopig. Dit houdt in dat wij betaalde bedragen terug kunnen vorderen naar aanleiding van controles. Voordat wij vergoedingen terugvorderen, sturen we u een schriftelijke toelichting. U kunt een terugvordering zelf aan ons overmaken, of we kunnen het verrekenen met een andere declaratie.

Machtiging aanvragen

Vraag online een machtiging aan
Vaak kunt u een machtiging voor een verzekerde van VGZ online aanvragen. 

Checklist aanvraag orthesen

Wilt u een machtigingaanvraag doen voor orthesen? Dan moet deze aanvraag aan een aantal voorwaarden voldoen. Hiervoor hebben wij de checklist orthesen ontwikkeld.

Verbandhulpmiddelen aanvragen

Wilt u voor uw klanten verbandhulpmiddelen aanvragen? Gebruik dan het Aanvraagformulier Verbandmateriaal. In de toelichting bij het aanvraagformulier verbandmateriaal vindt u het ontstaan en de randvoorwaarden voor gebruik van het aanvraagformulier. Deze documenten blijven van toepassing, ook al is de Projectgroep Verbandmiddelen bij Zorgverzekeraars Nederland opgeheven.

Crediteren

Als u een declaratie wilt intrekken of wijzigen, kunt u een creditregel aanleveren. Wij hanteren hiervoor de Apotheker declaratie farmaceutische hulp EI-standaard van VektisAP304 en declaratie hulpmiddelen EI-standaard van Vektis LH307.

Een creditregel is gelijk aan de debetregel. Een uitzondering hierop is het bedrag. Als u de volledige declaratie wilt crediteren, vult u in de creditregel het bedrag in dat wij uitbetaald hebben. 

U hoeft een foutieve declaratie alleen te crediteren als wij de declaratie (deels) vergoed hebben. Een afgewezen declaratie kunt u niet crediteren. Als u een declaratie wilt wijzigen, moet u de declaratie eerst crediteren en daarna opnieuw indienen. Het is niet mogelijk om een gedeelte van een vergoede declaratie te crediteren.

Een creditnota maakt u aan in uw declaratieprogramma. Deze programma’s hebben naast de optie debet ook een optie credit. Kunt u die optie niet vinden? Neem dan contact op met uw softwareleverancier. Uw creditnota dient u op dezelfde manier in als de declaratie, met dezelfde gegevens. Door de creditoptie te selecteren, wordt het bedrag negatief. U ontvangt vervolgens van ons een creditrekening voor het gecrediteerde bedrag.

Tarieven, vergoedingen en kwaliteitseisen

Heeft u een overeenkomst met ons? Dan staan de tarieven die u mag declareren in uw overeenkomst. Heeft u geen overeenkomst met ons, maar voldoet u wel aan de kwaliteitseisen van ons Reglement Hulpmiddelen? Dan kan uw klant zelf de nota bij ons indienen. Wij vergoeden deze kosten tot maximaal het bedrag in de Lijst Maximale Vergoedingen.

Coöperatie VGZ vergoedt volgens de verzekeringsvoorwaarden. Voor bepaalde hulpmiddelen staan specifieke vergoedingen niet in de algemene voorwaarden. Hierover krijgen wij veel vragen binnen, daarom zetten we de specificaties van deze vergoedingen uiteen op de pagina specifieke vergoedingen.

Specifieke vergoedingen
Voor bepaalde hulpmiddelen staan specifieke vergoedingen niet in de algemene voorwaarden of het Reglement hulpmiddelen. Deze hebben we op een rij gezet.

Veelgestelde vragen