Uw gekozen zorgsoort:

Declaraties

U kunt uw zorgkosten rechtstreeks bij ons declareren via het Elektronisch Declaratieportaal van Vecozo. U ontvangt vervolgens een vergoeding volgens de polisvoorwaarden van de verzekerde. Hiervoor dient u dan wel de volledige kosten bij ons te declareren, om zo de eigen bijdrage en het eigen kostendeel te kunnen berekenen.

Declareren via Vecozo

Elektronisch declareren via Vecozo kan met behulp van een softwareprogramma. Op de Vektis-site vindt u een handige wegwijzer over elektronisch declareren.

Declareren doet u op basis van prestatiecodes. Zie voor de juiste prestatiecodes de NZA Tariefbeschikking of de Prestatiecodelijst Mondzorg van Vektis.

Declareert u liever niet zelf? Dan bent u vrij om dit uit te besteden aan een factoringmaatschappij of clearinghouse. U heeft na de behandeling twaalf maanden de tijd om de behandelkosten bij ons te declareren. Op de website van Vecozo vindt u een gedetailleerde declaratiehandleiding. Voor administratieve declaratievragen, neemt u rechtstreeks contact op met Vecozo via support@vecozo.nl.

Verwerking declaraties

Wij verwerken declaraties volgens het GIGFIF-principe (“goed is goed, fout is fout”). Dat betekent dat we correct ingediende declaraties direct verwerken. Levert u een foutieve declaratie aan, bijvoorbeeld met een verkeerde prestatiecode, dan wordt deze regel afgewezen.

Als u via Vecozo declareert, kunt u uw declaratie ook via Vecozo volgen. U ziet wat de status is, hoeveel u vergoed krijgt en (zo nodig) waarom een declaratie is afgewezen. Ook krijgt u via Vecozo een elektronische afrekenspecificatie. Wilt u meer informatie over de afwijzing? Neem dan contact met ons op via 040-297 58 46.

Wanneer u of de verzekerde besluit om de declaratie door de verzekerde te laten indienen, moeten dezelfde gegevens verplicht op de nota staan als de gegevens waar VECOZO om vraagt. Hieronder vallen de AGB van zowel de locatie als de uitvoerder, de prestatiecode, het elementnummer en indien van toepassing de vermelding van boven- of onderkaak, afhankelijk van waar de behandeling betrekking op heeft.

Betalingstermijn en voorwaarden

Wij betalen uw declaratie binnen 30 dagen. Wij houden de ontvangstdatum van uw declaratie aan als eerste dag – deze kan verschillen van de datum waarop u de declaratie aanleverde. De periode die de bank nodig heeft om het bedrag op uw rekening te storten, valt niet onder deze 30 dagen.

Al onze betalingen zijn voorlopig. Dit houdt in dat wij betaalde bedragen kunnen terugvorderen naar aanleiding van controles. Voordat wij vergoedingen terugvorderen, sturen we u een schriftelijke toelichting. We verrekenen de terugvordering in de regel altijd met een andere declaratie.

Crediteren

Als u een declaratie wilt intrekken of wijzigen, kunt u een creditregel aanleveren. Wij hanteren hiervoor de mondzorg EI-standaard van Vektis, .

Een creditregel is gelijk aan de debetregel. Een uitzondering hierop is het bedrag. Als u de volledige declaratie wilt crediteren, vult u in de creditregel het bedrag in dat wij uitbetaald hebben. Als u € 140 declareerde en wij € 128 hebben vergoed, vult u een bedrag van € 128 in op de creditregel.

U hoeft een foutieve declaratie alleen te crediteren als wij de declaratie (deels) vergoed hebben. Een afgewezen declaratie kunt u niet crediteren. Als u een declaratie wilt wijzigen, moet u de declaratie eerst crediteren en daarna opnieuw indienen. Het is niet mogelijk om een gedeelte van een vergoede declaratie te crediteren.

Een creditnota maakt u aan in uw declaratieprogramma. Deze programma’s hebben naast de optie debet ook een optie credit. Kunt u die optie niet vinden? Neem dan contact op met uw softwareleverancier. Uw creditnota dient u op dezelfde manier in als de declaratie, met dezelfde gegevens. Door de creditoptie te selecteren, wordt het bedrag negatief. U ontvangt vervolgens van ons een creditrekening voor het gecrediteerde bedrag.

Declareren voor niet-gecontracteerde zorgaanbieders

Als u geen overeenkomst met ons hebt, kunt u uw nota aan uw patiënt meegeven, onze verzekerde. Hij of zij betaalt de zorgkosten aan u.Voor de verwerking van een nota hanteren wij de eisen die zijn opgesteld door de NZa. Voldoet een nota niet aan deze eisen? Dan zijn wij genoodzaakt om uw nota af te wijzen. Wij zijn immers verplicht de door ons uitbetaalde zorgkosten te verantwoorden aan de NZa op basis van deze door hen gestelde eisen.

Hoe stelt u een nota op die aan de NZa eisen voldoet? Hierover vindt u meer informatie op www.vektis.nlOp deze website vindt u een uitgebreide instructie voor het opstellen van zorgnota's.

Problemen met declareren

Als er problemen zijn met uw declaratie, wordt u hierover geïnformeerd via de website van Vecozo.

Vragen van verzekerden

Heeft een verzekerde vragen over zijn of haar vergoeding? Laat hem of haar dan contact opnemen met onze klantenservice.