Uw gekozen zorgsoort:

Declaraties

U kunt uw zorgkosten voor specialistische GGZ rechtstreeks bij ons declareren via het Elektronisch Declaratieportaal van Vecozo – ook als u geen overeenkomst met ons heeft. Wij accepteren geen handmatige declaraties van zorgaanbieders. Voor het elektronisch declareren maakt u gebruik van de GZ321 / GZ322 standaard.

Declareren via Vecozo

Om via Vecozo te declareren, gebruikt u een softwareprogramma. U vindt de juiste prestatiecodes in de prestatiecodelijsten van Vektis. Declareert u liever niet zelf? Dan bent u vrij om dit uit te besteden aan een factoringmaatschappij of clearinghouse. U heeft na sluiting van de DBC 3 maanden de tijd om de behandelkosten bij ons te declareren. Op de website van Vecozo vindt u een gedetailleerde declaratiehandleiding. Voor administratieve declaratievragen, neemt u rechtstreeks contact op met Vecozo via support@vecozo.nl.

Verwerking declaraties

Wij verwerken declaraties volgens het GIGFIF-principe (goed is goed, fout is fout). Dat betekent dat we juist ingediende declaraties direct verwerken. Levert u een foutieve declaratie aan, bijvoorbeeld met een verkeerde DBC-code? Dan wijzen wij de foute declaratieregel af.
 
Als u via Vecozo declareert, kunt u uw declaratie ook via Vecozo volgen. U ziet wat de status is, hoeveel u vergoed krijgt en (zo nodig) om welke reden een declaratie is afgewezen. Ook krijgt u via Vecozo een digitaal retourbericht. Wilt u meer informatie over de afwijzing? Kijkt u dan op de pagina Declaratieproblemen.

Betalingstermijn en voorwaarden

Wij betalen uw declaratie binnen 30 dagen. Wij houden de ontvangstdatum van uw declaratie aan als eerste dag – deze kan verschillen van de datum waarop u de declaratie aanleverde. De periode die de bank nodig heeft om het bedrag op uw rekening te storten, valt niet onder deze 30 dagen.
 
Al onze betalingen zijn voorlopig. Dit houdt in dat wij betaalde bedragen terug kunnen vorderen naar aanleiding van controles. Voordat wij vergoedingen terugvorderen, sturen we u een schriftelijke toelichting. U kunt een terugvordering zelf aan ons overmaken, of we kunnen het verrekenen met een andere declaratie.

Crediteren

Als u een declaratie wilt intrekken of wijzigen, kunt u een creditregel aanleveren. Wij hanteren hiervoor de GZ321 standaard van Vektis. Informatie over crediteren leest u in het document ‘Standaardbeschrijving’ op pagina 23.

Een creditregel is gelijk aan de debetregel. Een uitzondering hierop is het bedrag. Als u de volledige declaratie wilt crediteren, vult u in de creditregel het bedrag in dat wij uitbetaald hebben. Als u € 267,99 declareerde en wij € 259,68 hebben vergoed, vult u een bedrag van € 259,68 in op de creditregel.

U hoeft een foutieve declaratie alleen te crediteren als wij de declaratie (deels) vergoed hebben. Een afgewezen declaratie kunt u niet crediteren. Als u een declaratie wilt wijzigen, dient u de declaratie eerst te crediteren en daarna opnieuw in te dienen. Het is niet mogelijk om een gedeelte van een vergoede declaratie te crediteren.

Een creditnota maakt u aan in uw declaratieprogramma. Deze programma’s hebben naast de optie debet ook een optie credit. Kunt u die optie niet vinden? Neemt u dan contact op met uw softwareleverancier. Uw creditnota dient u op dezelfde manier in als de declaratie, met dezelfde gegevens. Door de creditoptie te selecteren, wordt het bedrag negatief. U ontvangt vervolgens van ons een creditrekening voor het gecrediteerde bedrag. 

UZOVI-codes

Declaraties met een behandeldatum of leveringsdatum na 1 januari 2014 kunt u indienen met de bijbehorende UZOVI-codes. We hebben de UZOVI-codes van de verschillende merken voor u op een rij gezet.

Declareren voor niet-gecontracteerde zorgaanbieders

Als u geen overeenkomst met ons hebt, kunt u uw nota aan uw patiënt meegeven, onze verzekerde. Hij of zij betaalt de zorgkosten aan u.
 
Voor de verwerking van een nota hanteren wij de eisen die zijn opgesteld door de NZa. Voldoet een nota niet aan deze eisen? Dan zijn wij genoodzaakt om uw nota af te wijzen. Wij zijn immers verplicht de door ons uitbetaalde zorgkosten te verantwoorden aan de NZa op basis van deze door hen gestelde eisen.
 
Voor verdere uitleg willen we u verwijzen naar beleidsregels NR_REG_1734 voor de specialistische GGZ en NR/REG-1735 voor generalistische basis GGZ. Deze beleidsregels zijn te vinden op de website van de NZa.

Hoe stelt u een nota op die aan de bovengenoemde eisen voldoet? Hierover vindt u informatie via de website van Vektis. Op deze website vindt een uitgebreide instructie voor het opstellen van zorgnota’s om geestelijke gezondheidszorg te declareren, de GZ321v1.0_Restitutienota_u5. Deze instructie bevat tevens voorbeeldnota’s. 
 
U kunt de kosten ook namens de verzekerde declareren met een zogenoemde akte van cessie. De verzekerde draagt de vordering dan aan uw over.